IMPORTANCIA DE LA ASIGNACIÓN DE TIEMPOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR EN EL CENTRO DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN DE LA UNIVERSIDAD SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA GESTIÓN 2024

INTRODUCCIÓN 1 1. Antecedentes 1 2. Justificación 1 3. Situación Problémica 3 4. Formulación del Problema de investigación 4 5.1. Objetivo General 4 5.2. Objetivos Específicos 4 6. Diseño Metodológico 5 6.1. Tipo de Investigación 5 6.3. Técnicas de investigación 6 CAPÍTULO I: MARCO CONTEXTUAL Y TEÓRICO 7 1.1. Marco Teórico 7 1.1.1. Concepto de sistema de administración de bienes y servicios 7 1.1.2. Modalidades de Contratación y Cuantías 7 1.1.3 Definición de modalidad de contratación menor 8 1.1.4. Responsable de ejecutar las contrataciones menores 8 1.1.5. Condiciones para la Contratación menor 9 1.1.6. Normativa vigente 9 1.2. Manual de procedimientos 10 1.2.1. Definición de procedimiento 10 1.2.2. Definición de procedimiento administrativo 10 1.2.3. Definición de manual de procedimientos 10 1.2.4. Tipos de manual de procedimientos 10 1.2.5. Funciones de los manuales 11 1.2.6. Importancia del manual de procedimiento 12 1.3. Representación gráfica de un procedimiento. 12 1.3.1. Flujograma 12 1.3.2. Principales Beneficios del Diagrama de Flujo 13 1.3.3. Tipos de flujogramas 15 1.3.3.1. Flujograma de primer nivel 15 1.3.2.2. Flujograma de segundo nivel 15 1.3.2.3. Flujograma de ejecución 15 1.3.3. Elementos de un diagrama o flujograma 15 1.4. Marco Contextual 17 1.4.1. Descripción del contexto donde se realizará la monografía 17 1.4.2. Visión 18 1.4.3. Misión 18 1.4.4. Funciones y competencias 18 1.4.5. Manual de Procesos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la Universidad Mayor Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca 19 CAPÍTULO II: DIAGNÓSTICO 24 2.1. Importancia del Diagnóstico 24 2.2 Instrumentos de recolección de información 24 2.3. Análisis de la información obtenida 24 2.3.1 Análisis e interpretación de datos obtenidos de la entrevista a los funcionarios que fungen como unidad solicitante. 25 2.3.2 Análisis e interpretación de datos obtenidos de la entrevista a los funcionarios que fungen como unidad administrativa. 29 2.3.3 Análisis e interpretación de datos obtenidos de la entrevista a los funcionarios que fungen como unidad jurídica. 39 2.3.4 Análisis e interpretación de datos obtenidos de la entrevista a los funcionarios que fungen como RPA. 40 2.3.5 Análisis e interpretación de datos obtenidos de la entrevista a los funcionarios que fungen como responsable de recepción. 43 2.4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 45 ANEXOS 49 ÌNDICE DE TABLAS TABLA Nº 1: MODALIDADES Y CUANTIAS DEL PROCESOS DE CONTRATACIÒN 8 Tabla Nº 2: tiempo promedio elaboración especificaciones técnicas o términos de referencia 25 TABLA Nª 3: Tiempo empleado en remitir toda la documentación y solicitar la emisión de la certificación presupuestaria a la Unidad Administrativa? 26 TABLA Nº 4: Tiempo empleado para remitir a la Unidad Administrativa toda la documentación y solicitar la emisión de la certificación presupuestaria 27 TABLA Nª 5: Tiempo empleado para solicitar al RPA, a través de la Unidad Administrativa, la autorización del inicio del proceso de contratación 28 TABLA Nº 6 : Tiempo que se emplea para verificar la documentación remitida por la Unidad Solicitante 30 TABLA Nº 7: Tiempo empleado para emitir certificación presupuestaria 30 TABLA Nº 8: Tiempo que emplea verificar si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC para montos mayores a Bs. 20.000 (veinte mil 00/100 bolivianos) y si cuenta con la certificación presupuestaria correspondiente 31 TABLA Nº 9: Tiempo que se tarda en remitir toda la documentación al RPA solicitando la autorización para el inicio del proceso de contratación 32 TABLA Nº 10: Tiempo que lleva obtener el Reporte de Precios y seleccionar al proveedor registrado en el Mercado Virtual Estatal En contratación de bienes menores a Bs.20.000 (veinte mil 00/100 bolivianos) 32 TABLA Nº 11: Tiempo que lleva la contratación de obras, y servicios generales menores a Bs.20.000 y de Servicios de Consultoría hasta Bs.50.000 33 TABLA Nº 12. Tiempo que toma en seleccionar a un proveedor que realice la prestación de obra o servicio, considerando el precio referencial y las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia remitiendo el informe 34 TABLA Nº 13. Tiempo que se tarda en realizar contrataciones de bienes, obras y servicios generales mayores a Bs.20.000 (veinte mil 00/100 bolivianos)? 35 TABLA Nº 14: Tiempo en que se selecciona a un proveedor que cumpla con las condiciones necesarias para efectuar la prestación del servicio o la provisión de los bienes 35 TABLA Nº 15: Tiempo en el que notifica al proveedor seleccionado, remitiendo la adjudicación y solicitando la presentación de documentos para la formalización de la contratación 36 TABLA Nº 16: 10. Tiempo que tarda en remitir la documentación recibida a la Unidad Jurídica para su revisión 37 TABLA Nº 17: 1. Tiempo que lleva la formalización en el proceso de contratación mediante Orden de Compra u Orden de Servicio, tiempo que tarda en suscribir estos documentos 38 TABLA Nº 18: Tiempo que tarda en generar el Reporte Electrónico del cual realizará la comparación de precios y seleccionará al proponente con el precio más bajo. 38 TABLA Nº 19: Tiempo que emplea en la revisión de la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado 39 TABLA Nº 20: Tiempo que lleva realizar el proceso de formalización mediante contrato, elaborar, firma o visar el mismo, como constancia de su elaboración y lo remite a la MAE de la entidad, para su suscripción. 40 TABLA Nº 21: Tiempo que tarda en autorizar el inicio de proceso de contratación 40 TABLA Nº 22: Tiempo que lleva instruir a la Unidad Administrativa la ejecución del proceso de contratación 41 TABLA Nº 23. Tiempo que lleva adjudicar al proveedor seleccionado 42 TABLA Nº 24: Tiempo que lleva en instruir a la Unidad Administrativa la solicitud del proveedor adjudicado para la presentación de la documentación y la formalización de la contratación 42 TABLA Nº 25: Tiempo en el que se efectúa la recepción de los bienes y servicios 43 TABLA Nº 26: Tiempo para elaborar y firmar el Acta de Recepción o Informe de Disconformidad para bienes y obras 44 ÌNDICE DE GRÀFICOS GRÀFICO Nº 1: LOS ELEMENTOS DE UN FLUJOGRAMA 16 GRÀFICO Nº 2: 25 GRÀFICO Nº 3: 26 GRÀFICO Nº 4: ¡Error! Marcador no definido. GRÀFICO Nº 5: 29 GRÀFICO Nº 6 30 GRÀFICO Nº 7 30 GRÀFICO Nº 8 31 GRÀFICO Nº 9 32 GRÀFICO Nº 10 33 GRÀFICO Nº 11 33 GRÀFICO Nº 12 34 GRÀFICO Nº13 35 GRÀFICO Nº 14 36 GRÀFICO Nº 15 36 GRÀFICO Nº 16 37 GRÀFICO Nº 17 38 GRÀFICO Nº 18 39 GRÀFICO Nº 19 39 GRÀFICO Nº 20 40 GRÀFICO Nº 21 41 GRÀFICO Nº 22 41 GRÀFICO Nº 23 42 GRÀFICO Nº 24 43 GRÀFICO Nº 25 43 GRÀFICO Nº 26 44 ÌNDICE DE ANEXOS ANEXO Nº 1: GUIA DE ENTREVISTA DIRIGIDO A LOS PARTICIPANTES COMO UNIDAD SOLICITANTE 50 ANEXO Nº 2: GUIA DE ENTREVISTA DIRIGIDO A LOS PARTICIPANTES COMO UNIDAD ADMINISTRATIVA 51 ANEXO Nº 3: GUIA DE ENTREVISTA DIRIGIDO A LOS PARTICIPANTES COMO UNIDAD JURÌDICA 53 ANEXO Nº 4: GUIA DE ENTREVISTA DIRIGIDO A LOS PARTICIPANTES COMO RESPONSABLE DE CONTRATACION (RPA) 54 ANEXO Nº 5: GUIA DE ENTREVISTA DIRIGIDO A LOS PARTICIPANTES COMO RESPONSABLE DE RECEPCIÒN 55

El Centro de estudios de Posgrado e Investigación (CEPI), al prestar servicios de formación posgradual a la población boliviana requiere la contratación de bienes y servicios para desarrollar sus actividades con eficacia y eficiencia. Mismo que realiza en base a la normativa vigente que brinda el Decreto Supremos 181Normas Básicas de Administración de Bienes y Servicios NB SABS, una de las actividades que realiza son los procesos de contratación menor. En la introducción se presenta los antecedentes, un breve análisis de la situación actual de los pasos del proceso de contrataciones menores que se realiza, el problema, objetivos, tipo de investigación, etc., que permitieron lograr el desarrollo del presente trabajo de investigación. En el marco teórico, se refleja en qué consisten los manuales de procedimientos, tipos de flujogramas y modalidades de contratación, gestión de tiempos y su importancia lo cual facilitó el análisis para poder determinar la dificultad en cuanto a los tiempos que se debería emplear según los autores. En el diagnóstico de la investigación se describe la situación actual del proceso de contrataciones menores que se realiza dentro del posgrado, así como los tiempos empleados por cada funcionario que interviene en el proceso de contratación menor, logrando una comparación entre varios participantes y detectar que unos emplean más tiempo que otros en el mismo tipo de procedimiento o actividad. Con la información obtenida y por medio de una evaluación se logró determinar el tiempo promedio que se emplea en cada paso del proceso de contratación menor. Llegando a la conclusión de que existe la importancia de una adecuada asignación de tiempos para estandarizar los diferentes pasos del proceso y así poder evaluar y controlar los desfases en los tiempos que puedan ocurrir. Finalmente, la presente monografía contiene conclusiones y recomendaciones que se consideran pertinentes, más los anexos.